De weekly! Een wekelijks overlegritme van Scaling up

De weekly! Een wekelijks overlegritme van Scaling up. In één uur kort en krachtig overleggen, zodat iedereen de vergadering met nieuwe energie verlaat. Dat is het doel van de weekly!

Maar… Hoe doe je dit goed?

De agenda

In onderstaande vind je de agenda vanuit de ‘best practice’. Gebruik deze agenda als startpunt (en pas later aan daar waar nodig):

1. 5 min: Goed nieuws!
   Hier deel je een of twee hoogtepunten van afgelopen week:
   - Dit kan zakelijk en/of privé zijn
   - Zorgt ervoor dat je bewust reflecteert op wat goed gaat. Dit creëert positieve energie!
   
   
2. 5 min: Cijfers
   Hier deel je de belangrijkste cijfers van de week:
   - Het is hierbij belangrijk dat je enkel de cijfers rapporteert en dus niet bespreekt: blijf niet hangen in discussie!
   - Zorg ervoor dat de verantwoordelijke de cijfers voorafgaand aan de meeting aanlevert op een vaste plek
   - Bespreek alleen de cijfers die belangrijk zijn voor het hele team; niet je individuele cijfer
   
   
3. 10 min: Synchroniseren
   Hier deel je cruciale informatie belangrijk voor het hele team:
   - Enkel kort en bondig benoemen, ga niet in discussie
   - Deel belangrijke informatie over je klanten en/of team
   
   
4. 5 min: Prioriteiten
   Hier deel je de top-3 prioriteiten waar je de komende week aan werkt:
   - Formuleer dit kort en bondig
   - Wees specifiek in wat je wilt bereiken (bijv. 3 artikelen schrijven)
   
   
5. 10 min: Vragen & obstakels
   Hier stel je cruciale vragen of deel je obstakels zodat je vooruit kunt:
   - Stel vragen die relevant zijn voor het hele team
   - Blijf niet hangen in discussie; wijs een medewerker toe om het uit te zoeken en/of met een voorstel te komen
   
   
6. 5 min: Thema
   Hier kom je wekelijks terug op de voortgang van het kwartaalthema:
   - Geef het thema een vaste plek in je overlegstructuur
   - Zorg voor energie rondom dit blok

Ritme

Plan je vergadering vooruit op altijd dezelfde dag en tijd. Begin vervolgens stipt op tijd. Hierdoor leer je om te rekenen op elkaar. Degene die later is, kan aansluiten.

Afsluitende tips

• Werkt het voor je team om een ander nieuw onderdeel belangrijk te maken? Doe dit dan! Vind de vaste structuur die werkt voor je team.
• Geef aan het einde iedereen de kans om in één woord aan te geven hoe hij of zij de weekly ervaarde
• Noteer wie wat wanneer gaat doen

Hoe maak je jouw wekelijks overleg bruisend én effectief?