vergaderen

Groeien door veel vaker te vergaderen

Jun 08, 2022

Hoe vaker je vergadert, hoe beter je met elkaar communiceert. En hoe meer je van elkaar op de hoogte bent, hoe sneller je groeit!

Maar, veel vergaderen kost óók veel tijd en ‘tijd is geld’. Daarom wil je gestructureerd vergaderen, zodat iedere vergadering energie geeft!

 

Gestructureerd vergaderen

  1. Begin op tijd
    Ook als nog niet iedereen er is, begin je op dezelfde dag en tijd

  2. Te laat = Te laat
    Niet kort bijpraten, maar gewoon doorgaan. En wellicht wil je afspraken maken over wat een telaatkomer doet?

  3. Een vaste agenda
    Binnen je vaste agenda komt alles aan de orde. Dus hou voor iedere vergadering vast aan je agenda! Dit geeft duidelijkheid en rust

  4. Vooruitkijken & Leren
    A-spelers doen wat zeggen te gaan doen. Dus bespreek wat je leerde én bepaal hoe je dit neeneemt in je nieuwe uitdaging. Met specifieke acties op een actielijst!

  5. Een vast vergaderritme
    Ritme is cruciaal. Want discipline (en routine) maakt je vrij. Ga dus voor een glashelder vergaderritme. Met vaste dagen en vaste tijdstippen.

 

Het vaste vergaderritme

  1. De annual
    Elk jaar 1 of 2 dagen ‘op de hei’. Waar lopen we tegenaan en welke uitdagingen pakken we op? Bespreek je hele impact canvas!

  2. De quarterly
    Elk kwartaal 1 dag ‘op de hei’. Wat hebben we afgelopen kwartaal geleerd? En welke nieuwe prioriteiten bepalen we voor dit kwartaal?

  3. De monthly
    Elke maand 2 uur vergaderen. Welk probleem kun je als team nu verhelpen? En wat leren we daarvan?

  4. De weekly
    Elke week 1 uur vergaderen. Waarin je synchroniseert op de belangrijkste informatie van afgelopen en komende week.

  5. De daily
    Elke dag max 5 minuten vergaderen. Waarin je synchroniseert op je belangrijkste prioriteit voor die dag.

 

Praktische tip: de actielijst

Houdt elke vergadering een lijst bij met acties en besluiten die enkel de komende twee weken spelen. Over ‘wie, wat en wanneer’.

Daarbij geldt: hoe minder acties/besluiten, hoe groter de kans dat ze daadwerkelijk uitgevoerd worden!

Hoe kun jij je vergadering beter structureren?

 

 

Lees meer over het meeting ritme:
- de daily (huddle)
de weekly
de monthly
-
 7 valkuilen van de daily huddle